秘書(shū)培訓(xùn)課程


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如何成為上司的得力助手秘書(shū)概述
英文字典的定義
依The Random House Dictionary of the English Language中對(duì)于秘書(shū)的定義為：
a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc.
a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like.

秘書(shū)的角色
一般而言，秘書(shū)的角色定位應(yīng)是輔佐的功能。幫助主管處理一切里里外外的業(yè)務(wù)成了秘書(shū)的職責(zé)。一般公司或機(jī)構(gòu)，因?yàn)閭鹘y(tǒng)背景的關(guān)系，秘書(shū)的職務(wù)并不是那么確定，秘書(shū)除了本身主管外，和其他部門業(yè)務(wù)人員的關(guān)系也非常密切和重要，形成縱橫交錯(cuò)而復(fù)雜的人際關(guān)系，因此其工作范圍是秘書(shū)，又是一般的職員，工作領(lǐng)域無(wú)法正確的予以劃分。因此，漸漸地，現(xiàn)代的工商秘書(shū)，已演變成名副其實(shí)的“業(yè)務(wù)秘書(shū)”或“公關(guān)秘書(shū)”了。
秘書(shū)工作的性質(zhì)
秘書(shū)的工作，主要為協(xié)助主管執(zhí)行工作細(xì)節(jié)。想想大公司的董事長(zhǎng)或機(jī)關(guān)的主管，如果每天早上自己要打開(kāi)信件，打字回信、存檔處理、接聽(tīng)電話等工作，那么，他們將沒(méi)有時(shí)間來(lái)從事高層次的商業(yè)活動(dòng)與計(jì)劃。所以，必須要有位助理來(lái)處理這些辦公室事務(wù)。這位助理，即是秘書(shū)。
秘書(shū)工作最主要為輔佐功能，此即是其一主要的意義。秘書(shū)工作的另一重要意義為管理。對(duì)很多秘書(shū)來(lái)說(shuō)，秘書(shū)工作的歷練是作為一行政主管的重要階梯。因?yàn)槊貢?shū)常幫助主管處理與主管樣關(guān)的業(yè)務(wù)，所以對(duì)于主管的工作有一全盤的了解。秘書(shū)可以學(xué)到如何去指導(dǎo)、督導(dǎo)、規(guī)劃及處理問(wèn)題，并且熟悉公司的政策。因此，秘書(shū)工作亦是管理人才的訓(xùn)練搖籃，其理由有二：
秘書(shū)熟悉人事、業(yè)務(wù)、程序、管理等內(nèi)部作業(yè)。
秘書(shū)熟悉公關(guān)、協(xié)調(diào)、市場(chǎng)等外部作業(yè)。

秘書(shū)的業(yè)務(wù)
秘書(shū)在一天的工作間中，有三分之二是做下列業(yè)務(wù)：
打字
接受口授
傳真
接聽(tīng)電話
處理信件
與主管商談
檔案管理
準(zhǔn)備當(dāng)天的業(yè)務(wù)及下班前的業(yè)務(wù)處理
擬稿及制作信件

秘書(shū)業(yè)務(wù)可分為四類：
資訊管理業(yè)務(wù)
事務(wù)業(yè)務(wù)
公關(guān)業(yè)務(wù)
綜合業(yè)務(wù)
茲就秘書(shū)的功能與業(yè)務(wù)分述如下：秘書(shū)業(yè)務(wù)由前述可知分為四類：
資讀管理業(yè)務(wù)
事務(wù)業(yè)務(wù)
公關(guān)業(yè)務(wù)
綜合業(yè)務(wù)
茲分別說(shuō)明如下：
資訊管理業(yè)務(wù)
資訊管理業(yè)務(wù)，即是利用電腦來(lái)處理及管理一般業(yè)務(wù)。秘書(shū)的資訊管理業(yè)務(wù)是由其執(zhí)行任務(wù)的功能引伸而業(yè)。前節(jié)提到秘書(shū)執(zhí)行的任務(wù)有發(fā)傳真、擬稿、存款、安排機(jī)票、安排看牙醫(yī)等，這些業(yè)務(wù)部需要資訊管理來(lái)處理。這在微觀方面，資訊管理所處理之業(yè)務(wù)。
在鉅觀方面，資訊管理可處理之業(yè)務(wù)有文書(shū)及情報(bào)方面。
文書(shū)：
包括文件及書(shū)信之制作等。以往皆用打字機(jī)或手寫，但由于資訊業(yè)務(wù)之發(fā)達(dá)，各種文書(shū)之制作皆已電腦化，以增加功能與效率。在文書(shū)方面，資訊管理所能處理之業(yè)務(wù)有整理書(shū)信、寫信、中英文打字、速記、檔案管理、約會(huì)安排等。尤其在書(shū)信寫作方面，由于有電腦軟件之運(yùn)用，可節(jié)省構(gòu)思之時(shí)間及文件制作的精力?，F(xiàn)代的文書(shū)業(yè)務(wù)尤需要資訊管理的配合以提高效率。文書(shū)與資訊是息息相關(guān)了。
情報(bào)：
情報(bào)業(yè)務(wù)是資訊管理所處理的主要業(yè)務(wù)之一。情報(bào)業(yè)務(wù)包括資料情報(bào)的搜集、提供、整理、管理、活用與交換。資料情報(bào)的輸出和輸入都要經(jīng)過(guò)秘書(shū)這個(gè)孔道，當(dāng)主管將情報(bào)交給秘書(shū)傳達(dá)下去時(shí)，首先秘書(shū)就要根據(jù)情報(bào)的質(zhì)和量，按其重要性、機(jī)密性、緊急性來(lái)安排傳送的優(yōu)先順序。這時(shí)，秘書(shū)對(duì)于資訊情報(bào)之處理、篩選、分類與傳遁就可利用資管理業(yè)務(wù)，以增進(jìn)處理情報(bào)業(yè)務(wù)的效率。
事務(wù)業(yè)務(wù)
秘書(shū)的事務(wù)業(yè)務(wù)，源自其處理例行事務(wù)和功能。秘書(shū)的事務(wù)業(yè)務(wù)，為秘書(shū)在辦公室所處理的例行業(yè)務(wù)，包括接聽(tīng)電話、拆寄信件、發(fā)傳真、檔案管理、更新辦公室用具、收集資料、準(zhǔn)備定期報(bào)告、安排主管之行程、約會(huì)及會(huì)議等。雖然有些項(xiàng)目是多種業(yè)務(wù)的綜合，但在此則偏重事務(wù)性的。
以上的業(yè)務(wù)可歸類如下：
通訊方面：接聽(tīng)電話、拆寄信函、發(fā)電傳等。
辦公室方面：檔案管理、更換用具等。
會(huì)議方面：收集資料、準(zhǔn)備定期報(bào)告等。
安排方面：安排行程、約會(huì)、會(huì)議等。

公關(guān)業(yè)務(wù)
秘書(shū)的公共關(guān)系是需要?jiǎng)?chuàng)意的功能來(lái)作其基礎(chǔ)的。創(chuàng)作的工作，即要有“先見(jiàn)”。在處理人與人間的關(guān)系時(shí)，要能有洞察的能力，要能見(jiàn)微知著，要能以對(duì)方的立場(chǎng)來(lái)看，必能廣獲人緣，使業(yè)務(wù)暢通。
秘書(shū)的職務(wù)，接觸面很廣，為了要使業(yè)務(wù)能順利進(jìn)行，必須扮演著潤(rùn)滑劑的功能，在公司機(jī)構(gòu)的里里外外，必須兼顧到各個(gè)層面的人物，能考慮到各種狀況，能預(yù)見(jiàn)各類該辦之事，妥善處理人際關(guān)系，圓滿達(dá)成任務(wù)。一般而言，公共關(guān)系的業(yè)務(wù)包括接待，與相關(guān)業(yè)務(wù)人員的溝通聯(lián)絡(luò)，消息的發(fā)布，宣傳品的出版、雜志、年報(bào)的出刊、攝影、幻燈片、影片的制作、展覽、市場(chǎng)情報(bào)的搜集，貿(mào)易商展等等。
一般業(yè)務(wù)的推動(dòng)，皆以人為主。人由于人際關(guān)系而形成自己的圍體，圍體與圍體的互動(dòng)關(guān)系，就形成了公共關(guān)系。秘書(shū)的業(yè)務(wù)需要顧及公司機(jī)構(gòu)的上上下下、里里外外的業(yè)務(wù)，
所以必須有良好的公共關(guān)系，才能使全盤業(yè)務(wù)進(jìn)行順利。
綜合業(yè)務(wù)
綜合業(yè)務(wù)來(lái)自協(xié)調(diào)的功能。直轄市即是要與各單位溝通以達(dá)圓滿處理業(yè)務(wù)。由于時(shí)代的進(jìn)步與科技的發(fā)達(dá)，業(yè)務(wù)牽涉范圍愈來(lái)愈廣，并非單項(xiàng)業(yè)務(wù)所能包含。這時(shí)，就要靠秘書(shū)來(lái)作綜合業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)?？梢?jiàn)秘書(shū)的綜合業(yè)務(wù)尤其重要，因它含括資訊管理業(yè)務(wù)、事務(wù)業(yè)務(wù)與公關(guān)業(yè)務(wù)等。其秘書(shū)要辦妥任何單項(xiàng)業(yè)務(wù)，必須綜合協(xié)凋其他相關(guān)業(yè)務(wù)。這樣，才能融會(huì)貫通，發(fā)揮最大的秘書(shū)業(yè)務(wù)功能。
例如以接待業(yè)務(wù)來(lái)看，必須配合資訊管理以獲得情報(bào)，得知何人、何時(shí)、由何地來(lái)訪，來(lái)賓的背景明細(xì)，來(lái)訪的目的，并做出行程表；必須配合事務(wù)業(yè)務(wù)以安排接待人員、車輛，骸安排飯店住宿等；必須配合公共關(guān)系業(yè)務(wù)，以發(fā)布消息，并安排參觀與商談等。