秘書培訓(xùn)課程


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如何成為上司的得力助手秘書概述
英文字典的定義
依The Random House Dictionary of the English Language中對于秘書的定義為：
a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc.
a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like.

秘書的角色
一般而言，秘書的角色定位應(yīng)是輔佐的功能。幫助主管處理一切里里外外的業(yè)務(wù)成了秘書的職責。一般公司或機構(gòu)，因為傳統(tǒng)背景的關(guān)系，秘書的職務(wù)并不是那么確定，秘書除了本身主管外，和其他部門業(yè)務(wù)人員的關(guān)系也非常密切和重要，形成縱橫交錯而復(fù)雜的人際關(guān)系，因此其工作范圍是秘書，又是一般的職員，工作領(lǐng)域無法正確的予以劃分。因此，漸漸地，現(xiàn)代的工商秘書，已演變成名副其實的“業(yè)務(wù)秘書”或“公關(guān)秘書”了。
秘書工作的性質(zhì)
秘書的工作，主要為協(xié)助主管執(zhí)行工作細節(jié)。想想大公司的董事長或機關(guān)的主管，如果每天早上自己要打開信件，打字回信、存檔處理、接聽電話等工作，那么，他們將沒有時間來從事高層次的商業(yè)活動與計劃。所以，必須要有位助理來處理這些辦公室事務(wù)。這位助理，即是秘書。
秘書工作最主要為輔佐功能，此即是其一主要的意義。秘書工作的另一重要意義為管理。對很多秘書來說，秘書工作的歷練是作為一行政主管的重要階梯。因為秘書常幫助主管處理與主管樣關(guān)的業(yè)務(wù)，所以對于主管的工作有一全盤的了解。秘書可以學(xué)到如何去指導(dǎo)、督導(dǎo)、規(guī)劃及處理問題，并且熟悉公司的政策。因此，秘書工作亦是管理人才的訓(xùn)練搖籃，其理由有二：
秘書熟悉人事、業(yè)務(wù)、程序、管理等內(nèi)部作業(yè)。
秘書熟悉公關(guān)、協(xié)調(diào)、市場等外部作業(yè)。

秘書的業(yè)務(wù)
秘書在一天的工作間中，有三分之二是做下列業(yè)務(wù)：
打字
接受口授
傳真
接聽電話
處理信件
與主管商談
檔案管理
準備當天的業(yè)務(wù)及下班前的業(yè)務(wù)處理
擬稿及制作信件

秘書業(yè)務(wù)可分為四類：
資訊管理業(yè)務(wù)
事務(wù)業(yè)務(wù)
公關(guān)業(yè)務(wù)
綜合業(yè)務(wù)
茲就秘書的功能與業(yè)務(wù)分述如下：秘書業(yè)務(wù)由前述可知分為四類：
資讀管理業(yè)務(wù)
事務(wù)業(yè)務(wù)
公關(guān)業(yè)務(wù)
綜合業(yè)務(wù)
茲分別說明如下：
資訊管理業(yè)務(wù)
資訊管理業(yè)務(wù)，即是利用電腦來處理及管理一般業(yè)務(wù)。秘書的資訊管理業(yè)務(wù)是由其執(zhí)行任務(wù)的功能引伸而業(yè)。前節(jié)提到秘書執(zhí)行的任務(wù)有發(fā)傳真、擬稿、存款、安排機票、安排看牙醫(yī)等，這些業(yè)務(wù)部需要資訊管理來處理。這在微觀方面，資訊管理所處理之業(yè)務(wù)。
在鉅觀方面，資訊管理可處理之業(yè)務(wù)有文書及情報方面。
文書：
包括文件及書信之制作等。以往皆用打字機或手寫，但由于資訊業(yè)務(wù)之發(fā)達，各種文書之制作皆已電腦化，以增加功能與效率。在文書方面，資訊管理所能處理之業(yè)務(wù)有整理書信、寫信、中英文打字、速記、檔案管理、約會安排等。尤其在書信寫作方面，由于有電腦軟件之運用，可節(jié)省構(gòu)思之時間及文件制作的精力?，F(xiàn)代的文書業(yè)務(wù)尤需要資訊管理的配合以提高效率。文書與資訊是息息相關(guān)了。
情報：
情報業(yè)務(wù)是資訊管理所處理的主要業(yè)務(wù)之一。情報業(yè)務(wù)包括資料情報的搜集、提供、整理、管理、活用與交換。資料情報的輸出和輸入都要經(jīng)過秘書這個孔道，當主管將情報交給秘書傳達下去時，首先秘書就要根據(jù)情報的質(zhì)和量，按其重要性、機密性、緊急性來安排傳送的優(yōu)先順序。這時，秘書對于資訊情報之處理、篩選、分類與傳遁就可利用資管理業(yè)務(wù)，以增進處理情報業(yè)務(wù)的效率。
事務(wù)業(yè)務(wù)
秘書的事務(wù)業(yè)務(wù)，源自其處理例行事務(wù)和功能。秘書的事務(wù)業(yè)務(wù)，為秘書在辦公室所處理的例行業(yè)務(wù)，包括接聽電話、拆寄信件、發(fā)傳真、檔案管理、更新辦公室用具、收集資料、準備定期報告、安排主管之行程、約會及會議等。雖然有些項目是多種業(yè)務(wù)的綜合，但在此則偏重事務(wù)性的。
以上的業(yè)務(wù)可歸類如下：
通訊方面：接聽電話、拆寄信函、發(fā)電傳等。
辦公室方面：檔案管理、更換用具等。
會議方面：收集資料、準備定期報告等。
安排方面：安排行程、約會、會議等。

公關(guān)業(yè)務(wù)
秘書的公共關(guān)系是需要創(chuàng)意的功能來作其基礎(chǔ)的。創(chuàng)作的工作，即要有“先見”。在處理人與人間的關(guān)系時，要能有洞察的能力，要能見微知著，要能以對方的立場來看，必能廣獲人緣，使業(yè)務(wù)暢通。
秘書的職務(wù)，接觸面很廣，為了要使業(yè)務(wù)能順利進行，必須扮演著潤滑劑的功能，在公司機構(gòu)的里里外外，必須兼顧到各個層面的人物，能考慮到各種狀況，能預(yù)見各類該辦之事，妥善處理人際關(guān)系，圓滿達成任務(wù)。一般而言，公共關(guān)系的業(yè)務(wù)包括接待，與相關(guān)業(yè)務(wù)人員的溝通聯(lián)絡(luò)，消息的發(fā)布，宣傳品的出版、雜志、年報的出刊、攝影、幻燈片、影片的制作、展覽、市場情報的搜集，貿(mào)易商展等等。
一般業(yè)務(wù)的推動，皆以人為主。人由于人際關(guān)系而形成自己的圍體，圍體與圍體的互動關(guān)系，就形成了公共關(guān)系。秘書的業(yè)務(wù)需要顧及公司機構(gòu)的上上下下、里里外外的業(yè)務(wù)，
所以必須有良好的公共關(guān)系，才能使全盤業(yè)務(wù)進行順利。
綜合業(yè)務(wù)
綜合業(yè)務(wù)來自協(xié)調(diào)的功能。直轄市即是要與各單位溝通以達圓滿處理業(yè)務(wù)。由于時代的進步與科技的發(fā)達，業(yè)務(wù)牽涉范圍愈來愈廣，并非單項業(yè)務(wù)所能包含。這時，就要靠秘書來作綜合業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)?？梢娒貢木C合業(yè)務(wù)尤其重要，因它含括資訊管理業(yè)務(wù)、事務(wù)業(yè)務(wù)與公關(guān)業(yè)務(wù)等。其秘書要辦妥任何單項業(yè)務(wù)，必須綜合協(xié)凋其他相關(guān)業(yè)務(wù)。這樣，才能融會貫通，發(fā)揮最大的秘書業(yè)務(wù)功能。
例如以接待業(yè)務(wù)來看，必須配合資訊管理以獲得情報，得知何人、何時、由何地來訪，來賓的背景明細，來訪的目的，并做出行程表；必須配合事務(wù)業(yè)務(wù)以安排接待人員、車輛，骸安排飯店住宿等；必須配合公共關(guān)系業(yè)務(wù)，以發(fā)布消息，并安排參觀與商談等。